История успеха: JD Edwards EnterpriseOne Управление Коммерческой Недвижимостью

JD Edwards EnterpriseOne Управление Коммерческой НедвижимостьюУправление успешным бизнесом в сфере коммерческой недвижимости зависит от несколько большего, чем просто поиск и удержание хороших арендаторов. Оно требует умения удовлетворять потребности существующих арендаторов наряду с привлечением новых, умения следить за движением средств, своевременным выставлением счетов, взиманием арендной платы и управлением поставщиками. Вы также должны уметь оценивать новые возможности развития вашего бизнеса и эффективно управлять существующими инвестициями.

Разработанная для увеличения прибыли по инвестициям программа "Oracle JD Edwards EnterpriseOne: Управление Недвижимостью" позволяет:

  • Основываясь на технологиях Интернет, сотрудничать с партнерами, арендаторами, служащими и продавцами.
  • Иметь единую точку доступа к информации по всем сделкам.
  • Иметь доступ к информации и отчетности по всем инвестициям в реальном времени из единой базы данных.
  • Автоматизировать и ускорять процессы.

Вместе с системой "JD Edwards EnterpriseOne: Управление Коммерческой Недвижимостью" вы получаете полное и единое решение, которое поможет вам избежать лишней работы, повысить эффективность обработки документов и снизить текущие расходы. Именно поэтому некоторые крупнейшие компании по управлению коммерческой недвижимостью используют систему Oracle JD Edwards EnterpriseOne.

Управление потенциальными заказчиками и договорами на аренду

Atlantic Management – крупная развивающая компания по коммерческой недвижимости – все силы тратит на то, чтобы предлагать своим арендаторам услуги того же уровня, что и 17 лет назад, когда они выкупили свое первое здание. Сегодня, имея 95 зданий и около 1600 арендаторов, компания фокусируется на управлении теми зданиями, которые могут привлечь выгодных арендаторов на длительный срок. Частично эта цель была достигнута благодаря тому, что компания больше всего инвестиций вложила в здания класса А в хорошем состоянии и старается каждое вновь приобретенное поднять до того же уровня.

Недавно Atlantic Management приобрела новое, уже четвертое в округе Далласа, здание. Марк Джефферсон, местный агент по аренде Atlantic Management, приложил немало усилий, чтобы привлечь новых арендаторов.

Компания поместила рекламу об арендных площадях в местных бизнес-изданиях и в Интернет каталогах. К Марку уже обращались риэлторы, которые ищут помещения для своих клиентов. На каждый подобный звонок Марк заводит новую карточку потенциального клиента в системе продаж Oracle JD Edwards EnterpriseOne. Как только он вводит нужную информацию, программа начинает обрабатывать ее, сначала помогает точнее определить потенциального клиента с помощью проверки кредитоспособности, затем дает подсказки на каждом этапе процесса заключения сделки.

Чем дальше двигается потенциальный клиент в процессе заключения сделки, тем больше вероятность, что он станет новым арендатором. Система рассчитывает вероятность завершения сделки на каждом этапе переговорного процесса и передает агентам по аренде и их менеджерам. Эта информация позволяет управляющему составу оценивать работу каждого отдельного агента и будущую прибыль от проекта.

Менеджеры Марка могут убедиться, что он хорошо работает. Дело в том, что ранее в этом месяце один из его потенциальных клиентов, компания Ribauld Computing, сообщила ему о своем решении арендовать весь 23 этаж здания в Далласе для новых офисов. Детали сделки уже согласованы, и сегодня Марк встречается с представителем Ribauld Computing, чтобы поставить последние подписи на документах.

Отделка помещений

Пока Марк заключает сделки на аренду помещений, продолжается строительство здания в Далласе. Когда Atlantic Management выкупали это здание, они хорошо знали, что ему потребуется ремонт. Здание было выгодным приобретением из-за своей цены и расположения, но, как собственность класса Б, его нужно было отремонтировать, чтобы оно соответствовало высоким стандартам компании. Строительство только началось.

Координатор проекта Кевин Рот использует программу JD Edwards EnterpriseOne для отслеживания хода строительства, планирования работ, запросов цен поставщиков и формирования выплат подрядчикам - все со своего компьютера. Также он может просматривать копии общих и детальных чертежей. Имея доступ к Интернету, Кевин может обновлять график проекта откуда угодно и в любое время. А, используя возможности беспроводной мобильной связи, Кевин и члены его команды могут обновлять график даже на строительной площадке.

Возможность контролировать стоимость проекта - какие бы расходы не предвиделись - очень важна для Atlantic Management. Легко следить за расходами с новым программным обеспечением.

Счета, поступающие от продавцов на проект Даллас, автоматически размещаются на счету нужного проекта. Такой же процесс лежит в основе оценки работы, выполненной работниками. Если они работают на отделке помещений проекта Даллас, они фиксируют время своей работы в приложении по самообслуживанию сотрудников на базе Интернет технологий. Эта информация автоматически переводится в денежный эквивалент и присоединяется к стоимости проекта Даллас. Затем это время учитывается для составления чеков, на которые начисляются деньги, полученные от продавцов. Atlantic Management может проследить движение своих средств и оплатить счета, пользуясь одной и той же информацией.

Выставление счетов

Когда Ribauld Computing переедет в здание Даллас, Atlantic Management должен внести нового арендатора в список арендаторов и каждый месяц составлять счет по всем затратам. Интегрированное программное обеспечение автоматизировало большую часть этого процесса. Система с легкостью справляется с регулярными начислениями и с затратами на содержание территории общего пользования. Она также автоматически уточняет арендную плату, в зависимости от изменений, внесенных арендатором, используя встроенные индексы расчета розничных цен. Более точные счета упрощают и ускоряют арендаторам, таким как Ribauld Computing, процесс оплаты и улучшают движение наличных средств Atlantic Management.

Первый шаг в составлении счета - это выделение арендной информации. Так как компания Ribauld Computing была зарегистрирована в базе данных Atlantic Management еще как потенциальный клиент, создавать новый файл необходимости нет. Вместо этого Мери Соблански, администратор по аренде, вводит выделенную информацию в мастер арендной платы. Однажды внесенная запись в дальнейшем будет использоваться системой для формирования выплат и составления счетов для оплаты Ribauld Computing каждый месяц.

Отдел подсчета счетов в конце каждого месяца отправляет Atlantic Management как арендатору счета на оплату, вскоре компания получает оповещение по электронной почте. Обычно такие извещения автоматически формируются готовятся к отправке арендаторам в следующем месяце, но так как договор аренды с Ribauld Computing был подписан только 17 числа, такой сценарий здесь не применим. Арендаторы должны внести первую оплату в течение нескольких дней после подписания договора аренды. Но вместо того, чтобы самим высчитывать размер оплаты, Отдел подсчета счетов пользуется системой JD Edwards EnterpriseOne. С учетом даты вступления в силу договора аренды программа автоматически рассчитывает месячную аренду и составляет Ribauld Computing счет только за часть месяца. Не только отдел подсчета счетов выигрывает от использования этой программы. Арендаторы Atlantic Management также отнеслись к такой системе очень благосклонно. Через Интернет, арендаторы имеют возможность просматривать свои счета в режиме он-лайн. Здесь они могут просмотреть свою историю платежей, прошлые и текущие счета. Арендаторам очень нравится эта функция, так как они могут получить ответы на все вопросы, связанные с их счетами, даже не обращаясь в Atlantic Management за помощью. Компания также выиграла, ведь с момента введения данной функции количество звонков в службу поддержки по поводу счетов снизилось на 10%.

Финансовое администрирование

Тем временем, отдел по оплате счетов регулярно получает сообщения от поставщиков на новое здание в Далласе. Как только сообщения приходят, их сразу, раз и навсегда, вводят в систему Счета к Оплате в JD Edwards EnterpriseOne от Oracle. При занесении данных в систему, ее можно использовать для множества проектов без необходимости дублирования.

Например, Темми Дюпре, служащая отдела по оплате счетов, только что получила сообщение от Landscaping Unlimited, компании по проектированию ландшафта, с которой Atlantic Management сотрудничали на многих проектах в Далласе. Когда Темми вводит информацию из полученного сообщения об оплате, система автоматически сверяет эту информацию с договором с Landscaping Unlimited. На этом этапе Темми может определить, есть ли какое-либо несоответствие между контрактом и последней оплатой. После утверждения в рабочем порядке, автоматически генерируется платежка таким образом, чтобы предоставить ее в 30-дневный срок, как того требует поставщик. Эта функция позволяет Atlantic Management избежать опозданий с выплатами и проблем, связанных с комиссионными выплатами. И так как некоторые поставщики предлагают более короткие сроки для оплаты счетов, Темми настроила систему платежек этим продавцам на более короткие сроки. Все требования поставщиков относительно выплат указываются, что оптимизирует движение наличных средств.

Кроме проведения оплат, такие счета, как, например, от ландшафтной компании, размещаются на счет того или иного здания компании в Далласе. Таким образом, Atlantic Management может прослеживать движение средств по каждому зданию и распределять расходы по каждому из них. А так как эти типы расходов часто покрываются арендаторами, как плата за содержания территорий общего пользования, компания использует интегрированные возможности системы для гарантирования полных выплат. Используя уже введенную информацию о стоимости и собственные расчеты затрат на обслуживание территории арендатора, система автоматически оформляет счета на такие расходы в ходе стандартного процесса оформления счетов. Итак, данные, однажды введенные в систему, могут использоваться множество раз, что позволяет Atlantic Management оптимизировать работу и минимизировать затраты на обработку документов.

Оперативное обслуживание

Так как компания Atlantic Management уже достаточно выросла, она также получают заявки на обслуживание. Только за прошлый год компания получила около 23000 заявок от арендаторов на оказание помощи во всем, начиная от замены перегоревших лампочек и заканчивая сервисом неисправных систем кондиционирования. Такое количество заявок от такого количества клиентов требует от Atlantic Management все более полного управления всем процессом обслуживания с помощью системы JD Edwards EnterpriseOne.

Процесс начинается с заявки от арендатора. Компания использует небольшой телефонный узел, куда поступают все заявки, но с тех пор, как было подключено веб-приложение системы самообслуживания, количество звонков уменьшилось более чем на 40%. Многие арендаторы, вероятно, предпочитают размещать свои заявки в сети.

Как только заявка размещена - либо в сети арендатором, либо телефонистом Atlantic Management - информация поступает в систему управления обслуживанием. Каждая заявка становится в очередь, и проверяется, насколько она срочная. Система также проверяет, должна ли данная заявка оплачиваться арендатором. Если да, информация о стоимости направляется в систему входящих платежей, а счет оформляется по завершению работ по обслуживанию.

Заведующая вспомогательными службами Дон Инглз подсчитала, что с момента внедрения системы JD Edwards EnterpriseOne, компания сэкономила 12 процентов годового бюджета на обслуживании, на увеличении производительности и оптимизации системы оформления счетов за заявки на обслуживание. Она также довольна тем, как система справляется с профилактическим обслуживанием.

Дон знает, насколько важно для компании, владеющей 95 зданиями и приобретающей новые каждый год, такой как Atlantic Management, грамотно и своевременно обслуживать здания, чтобы продлить срок их службы, привлечь новых арендаторов и удержать старых. Функция предупреждающих ремонтов практически полностью автоматизирует этот процесс. Система следит за соблюдением существующего графика обслуживания, напоминает инженерам о федеральных или местных инспекциях и инициирует заявки на замену или ремонт собственности вспомогательных служб. К такой собственности относятся декоративные элементы, например, ковры и мебель на территории общего пользования, а также важное оборудования, как, например, холодильное или ОВКВ оборудование. Все эти задания выполняются автоматически и позволяют Дон и ее команде поддерживать здания Atlantic Management в надлежащем состоянии.

Специально предназначенная для компаний, работающих в сфере недвижимости, Oracle JD Edwards EnterpriseOne Управление Недвижимостью Аналитика дает Atlantic Management возможность получать максимальную прибыль от своей собственности. Каждый служащий компании имеет доступ к аналитической программе через веб-портал на своем рабочем столе. Для многих служащих это основное рабочее приложение. Оно позволяет им наблюдать за теми объектами, которые их больше интересуют, используя ключевые показатели эффективности (КПЭ). Эти КПЭ легко настроить, и они автоматически связываются с центральной базой данных, которая в реальном времени предоставляет информацию о компании.

Для вице-президента по продажам, Майка Ренвика, аналитическое программное обеспечение является основным способом проследить работу своей команды. Он создал КПЭ, которые показывают динамику подготовки и реализации проектов по аренде по каждому региону. А, щелкнув мышкой по индикатору, он может получить детальный отчет по каждому зданию и по каждому агенту по аренде. КПЭ также в цвете показывает относительную производительность: зеленый означает отличную производительность, желтый - среднюю, а красный - низкую. Эта функция позволяет ему сразу отмечать проблемные участки, которые требуют немедленного реагирования.

Прогнозирование и составление бюджета

Для Atlantic Management, как и для большинства компаний по управлению недвижимостью, процесс составления бюджета является длительным, болезненным и строится на точных прогнозах и актуальной информации. С тех пор как была введена система JD Edwards EnterpriseOne, этот процесс значительно упростился. В прошлом при составлении бюджета компания Atlantic Management пользовалась сложными динамическими таблицами Microsoft Excel, куда нужно было импортировать данные или даже вводить вручную. Сейчас точная информация о реальном финансовом состоянии компании, которую система собирала в ходе ежедневной работы, переносится в приложение прогнозирования и составления бюджета. Atlantic Management использует эти данные для прогнозирования ключевых факторов, таких как текущие расходы, коэффициент занятости и уровень продаж. Компания также может использовать эту информацию для более информативных допущений о таких факторах, как продление сроков аренды, темпы роста и объединение отделов, что позволяет делать более точные прогнозы. Программа может создавать множество прогнозов и сохранять каждый из них, вместе с допущениями, для последующего использования.

Когда прогнозирование окончено, начинается составление бюджета. Так как приложение составления бюджета интегрировано с функцией прогнозирования, оно использует уже присутствующую в системе информацию и помогает бюджетному отделу выполнять их работу. Нет необходимости вводить новые цифры или допущения. С этим программным обеспечением составлять бюджет проще, чем когда бы то ни было. И, когда окончательная редакция бюджета одобрена, она вводится в Главную книгу, чтобы в реальном времени проводить сравнения с фактическими затратами. Бюджет может корректироваться по мере надобности, а отдельные строки могут блокироваться для обеспечения целостности информации.

Настолько полная информация и набор инструментов в распоряжении его команды дают аудитору Стюарту Сингху уверенность, что его команда может составить правильный бюджет и может дать более точную оценку собственности компании.

Используя правила проведению дел в сфере недвижимости, встроенные в приложение прогнозирования JD Edwards EnterpriseOne от Oracle, Стюарт и его команда строят прогнозы о будущем движении наличных средств, основываясь на данных о собственности, и определяют точную стоимость собственности компании в настоящее время. Стюарт может использовать эту информацию как для рекомендаций о реализации активов, так и для привлечения новых инвесторов.

Увеличить стоимость инвестиционного портфеля

В конце концов, каждая успешная компания в сфере недвижимости играет множество разных ролей – ушлого инвестора, ответственного землевладельца, агрессивного лидера продаж, экономного бухгалтера. Каждая из этих ролей должна иметь систему поддержки, которая бы увеличивала прибыль при минимальных расходах. Это причины, по которым успешные компании, как Ваша, обращаются к нам за помощью, в которой они нуждаются сейчас и в последующие годы.

Интегрированное программное обеспечение и обслуживание

JD Edwards EnterpriseOne Управление Компанией Коммерческой Недвижимости от Oracle - это адаптируемое корпоративное программное обеспечение, которое включает функции и характеристики, необходимые именно для Вашей компании или производственного сектора. Вы получите полную компетентную поддержку при установке от наших консультационных и образовательных центров полного комплекса услуг. Также Вы получите доступ к нашим разработкам или специализированные комплексные решения, наряду с возможностью сотрудничества с Вашими клиентами и партнерами.

Адаптируемая открытая архитектура программного обеспечения

Мы понимаем, что решения о приобретении корпоративного программного обеспечения не принимаются без тщательного анализа. Информационные технологии автоматизируют процессы, на которых строится весь Ваш бизнес. Таким образом, такие технологии должны отвечать Вашим стратегическим целям и должны адаптироваться к Вашим будущим требованиям. Поэтому наше программное обеспечение является именно таким. Его уникальная архитектура позволяет Вам перестраивать его, ведь Ваш бизнес должен развиваться.

Обслуживание, что еще более ценно

Когда Вы говорите программное обеспечение, Вы вспоминаете в основном операционные системы и базы данных. Но есть еще процесс обучения пользователей, преобразование данных, улучшение устаревших процессов, изменение Вашей программной оболочки для оптимального встраивания программы и поиск компетентной поддержки.

Мы можем предложить Вам полный спектр обслуживания, специально для Вашего бизнеса. Наша команда Службы Поддержки поможет Вам:

  • Установить Вашу программу быстро и эффективно.
  • Организовать Ваших работников для быстрого, специального обучения.
  • Обеспечить системы самообслуживания и личной поддержки, когда Вам это нужно.
  • Поддерживать и увеличивать Ваши технические средства.

С нашим адаптируемым программным обеспечением и высококлассным, гибким обслуживанием, Вы за более короткое время получите прибыль и убедитесь в преимуществах владения этой программой.

Долгосрочное сотрудничество

Перед Вами стоит непростая задача: установить и обслуживать Ваше программное обеспечение с наименьшими затратами. Чтобы решить ее, найдите партнера, у которого есть интегрированное программное обеспечение и обслуживание необходимое Вам, и который будет сотрудничать с Вами и докажет, что Ваши инвестиции в высокие технологии это вклад, со временем только возрастающий в цене.

Мы и есть этот партнер. Мы будем работать с Вами на общий успех в течение длительного времени. Наша основная цель – помочь Вашему бизнесу стать сильнее.

Статьи

  • Автоматизация учета и управления
    Комплексная автоматизация учета — это совокупность мероприятий по внедрению автоматизированной системы управления и учета, охватывающая все наиболее важные аспекты информатизации бизнеса.
  • Автоматизация управления предприятием
    Под автоматизацией управления предприятием понимается применение программного обеспечения, а также использование математических методов, автоматических устройств и технических средств вычислительной техники.
все статьи »

Термины

  • EDI
    EDI (англ. Electronic data interchange — электронный обмен данными) — взаимодействие на предприятиях между компьютерами в виде стандартизированных бизнес-операций стандартного формата. Основная задача EDI — заменить обмен информацией и документами, осуществляемый на бумажных носителях, электронным документооборотом между компьютерными сетями.
все термины »

Реклама

Пластиковые ящики для склада на сайте http://www.box-plastic.ru.
 
наверх